Ich möchte dich nachfolgend über die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit der Nutzung von Zoom informieren.

Zweck der Verarbeitung

Ich nutze das Tool Zoom, um Telefonkonferenzen, Online-Meetings und/oder Videokonferenzen durchzu-führen (nachfolgend: „Online-Meetings“). Zoom ist ein Service der Zoom Communications Inc., San Jose, 55 Almaden Boulevard, 6th Floor, San Jose, CA 95113, USA.

Verantwortliche

Der Verantwortliche für Datenverarbeitung, die im unmittelbaren Zusammenhang mit der Durchführung von Online-Meetings steht, bin ich, Finja Sonntag, Siemensstraße 35, 14482 Potsdam als Einzelunternehmer:in selbst.

Welche Daten werden verarbeitet?

Bei der Nutzung von Zoom werden verschiedene Datenarten verarbeitet. Der Umfang der Daten hängt dabei auch davon ab, welche Angaben zu Daten du vor bzw. bei der Teilnahme an einem Online-Meeting machst.

Folgende personenbezogene Daten sind Gegenstand der Verarbeitung:

Angaben zum Benutzer: Vorname, Nachname, Telefon (optional), E-Mail-Adresse, Passwort (optional), Profilbild (optional), Abteilung (optional).

Meeting-Metadaten: Thema, Beschreibung (optional), Teilnehmer-IP-Adressen, Geräte-/Hardware-Informationen

Bei Aufzeichnungen (optional): MP4-Datei aller Video-, Audio- und Präsentationsaufnahmen, M4A-Datei aller Audioaufnahmen, Textdatei des Online-Meeting-Chats.

Bei Einwahl mit dem Telefon: Angabe zur eingehenden und ausgehenden Rufnummer, Ländername, Start- und Endzeit. Ggf. können weitere Verbindungsdaten wie z.B. die IP-Adresse des Geräts gespeichert werden.

Text-, Audio- und Videodaten: Du hast ggf. die Möglichkeit, in einem Online-Meeting die Chat-, Fragen- oder Umfragefunktionen zu nutzen. Insoweit werden die von dir gemachten Texteingaben verarbeitet, um diese im Online-Meeting anzuzeigen und ggf. zu protokollieren. Um die Anzeige von Video und die Wiedergabe von Audio zu ermöglichen, werden entsprechend während der Dauer des Meetings die Daten vom Mikrofon deines Endgeräts sowie von einer etwaigen Videokamera des Endgeräts verarbeitet. Du kannst die Kamera oder das Mikrofon jederzeit selbst über die „Zoom“-Applikationen abschalten bzw. stummstellen.

Um an einem Online-Meeting teilzunehmen bzw. den Meeting-Raum zu betreten, musst du zumindest Angaben zu deinem Namen machen.

Die Konferenztools erfassen dabei alle Daten, die du zur Nutzung des Tools bereitstellst (E-Mail-Adresse, Name, ggf. Telefonnummer). Sofern innerhalb der Konferenz Inhalte ausgetauscht, hochgeladen oder in sonstiger Weise bereitgestellt werden, werden auch diese auf den Servern von Zoom verarbeitet.

Umfang der Verarbeitung

Ich verwende „Zoom“, um Online-Meetings durchzuführen. Wenn ich ein Online-Meeting aufzeichnen möchte, werde ich dir das vor Beginn der Aufzeichnung transparent mitteilen und – soweit erforderlich – um eine Zustimmung bitten. Die Tatsache der Aufzeichnung wird dir zudem in der „Zoom“ angezeigt und ein Hinweis seitens Zooms erfolgt.

Wenn es für die Zwecke der Protokollierung von Ergebnissen eines Online-Meetings erforderlich ist, werde ich die Chatinhalte protokollieren.

Im Falle von Webinaren kann ich für Zwecke der Aufzeichnung und Nachbereitung von Webinaren auch die gestellten Fragen von Webinar-Teilnehmenden verarbeiten.

Wenn du bei Zoom als Benutzer registriert bist, dann können Berichte über Online-Meetings (Meeting-Metadaten, Daten zur Telefoneinwahl, Fragen und Antworten in Webinaren, Umfragefunktion in Webinaren) bis zu einem Monat bei Zoom gespeichert werden.

Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung

Die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung bei der Durchführung von Online-Meetings ist Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO, soweit die Meetings im Rahmen von Vertragsbeziehungen durchgeführt werden. Sollte keine vertragliche Beziehung bestehen, ist die Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO. Auch hier besteht mein Interesse an der Durchführung von effektiver Kommunikation. Wenn ich zuvor eine Einwilligung abgefragt habe, stellt die Einwilligung die Rechtsgrundlage dar. Die Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.

Empfänger / Weitergabe von Daten

Personenbezogene Daten, die im Zusammenhang mit der Teilnahme an Online-Meetings  verarbeitet werden, werden grundsätzlich nicht an Dritte weitergegeben, sofern sie nicht gerade zur Weitergabe bestimmt sind. Beachte bitte, dass Inhalte aus Online-Meetings wie auch bei persönlichen Besprechungstreffen häufig gerade dazu dienen, um Informationen mit Kunden, Interessenten oder Dritten zu kommunizieren und damit zur Weitergabe bestimmt sind.

Weitere Empfänger: Zoom erhält notwendigerweise Kenntnis von den o.g. Daten, soweit dies im Rahmen meines Auftragsverarbeitungsvertrages mit Zoom vorgesehen ist.

Datenverarbeitung außerhalb der Europäischen Union

„Zoom“ ist ein Dienst, der von einem Anbieter aus den USA erbracht wird. Eine Verarbeitung der personenbezogenen Daten findet damit auch in einem Drittland statt. Um ein angemessenes Datenschutzniveau zu gewährleisten, wurden mit der Zoom Video Communications Inc., ein Auftragsverarbeitungsvertrags sowie weitere Garantien im Rahmen sog. EU-Standardvertragsklauseln vereinbart. Weitere Informationen zur Datenverarbeitung auf der Seite von Zoom, können der Datenschutzerklärung von Zoom entnommen werden.

Als ergänzende Schutzmaßnahmen habe ich ferner mein Zoom-Konfiguration so vorgenommen, dass für die Durchführung von Online-Meetings nur Rechenzentren in der EU, dem EWR bzw. sicheren Drittstaaten wie z.B. Kanada oder Japan genutzt werden.

Datenschutzbeauftragter

Ich unterliege keiner gesetzlichen Pflicht einen Datenschutzbeauftragten zu bestellen.

Deine Rechte als Betroffene/r

Du hast das Recht auf Auskunft über die dich betreffenden personenbezogenen Daten. Du kannst dich für eine Auskunft jederzeit an mich wenden. Bei einer Auskunftsanfrage, die nicht schriftlich erfolgt, bitte ich um Verständnis dafür, dass ich ggf. Nachweise von dir verlange, die belegen, dass du die Person bist, für die du dich ausgibst. Ferner hast du ein Recht auf Berichtigung oder Löschung oder auf Einschränkung der Verarbeitung, soweit dir dies gesetzlich zusteht. Schließlich hast du ein Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben. Ein Recht auf Datenübertragbarkeit besteht ebenfalls im Rahmen der datenschutzrechtlichen Vorgaben. Du hast das Recht, dich über die Verarbeitung personenbezogener Daten durch mich bei einer Aufsichtsbehörde für den Datenschutz zu beschweren.

Löschung von Daten

Ich lösche die von mir über Zoom erfassten Daten, sobald du mich zur Löschung aufforderst, du deine Einwilligung zur Speicherung widerrufst oder der Zweck für die Datenverarbeitung entfällt und keine anderen, vorrangigen Gründe gemäß den geltenden Datenschutzgesetzen wie z.B. gesetzliche Aufbewahrungspflichten dagegensprechen. Im Falle von gesetzlichen Aufbewahrungspflichten kommt eine Löschung erst nach Ablauf der jeweiligen Aufbewahrungspflicht in Betracht.

Änderung dieser Datenschutzhinweise

Ich überarbeite diese Datenschutzhinweise bei Änderungen der Datenverarbeitung oder bei sonstigen Anlässen, die dies erforderlich machen.

Zu guter Letzt

Solltest du weitere Fragen zum Thema Datenschutz haben, welche meine Seite betreffen,
dann kontaktiere mich gerne per E-Mail: kontakt@finjasonntag.de

Solltest du weitere Fragen zu Zoom haben, schaue sehr gerne auf deren Webseite oder in deren Datenschutzerklärung.

Stand: 21.01.2024